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在宅勤務の環境作りで重要な点とは?

労務管理の制度や方法は適切かどうか

在宅勤務において出社勤務と異なるのは、管理者が従業員の就業状況を実際に目で見ることができない点です。これを念頭において労務管理をする必要があります。

「事業場外みなし労働時間制」や「裁量労働制」といったみなし労働時間制は、在宅勤務であっても労働時間の管理がしやすいです。

ただし、条件として「労働時間を算定しにくいこと」が定められているので、電話やメールなどで随時指示ができる状態であり、かつ従業員がそれに即時対応しなければならないような場合は、適応外となるので注意が必要です。また、業務内容によっては対象外のものもあります。

みなし労働時間制を採用できない環境や業務内容の場合、また出社勤務の従業員と同じ制度にしたい場合など、在宅勤務であっても「通常の労働時間制」「変形労働時間制」「フレックスタイム制」などの労働時間制度も採用できます。

その場合の労働時間管理は、具体的には従業員から始業時・就業時にメールや電話などで報告を入れたり、同時にその日行った業務内容を日報にして提出したりしてもらう、という方法を採用している企業が多くあります。

クラウドによる勤怠システムを利用することも可能です。インターネットを通じて利用するので、出社勤務の従業員と同様の労働時間管理が可能になる点は便利と言えるでしょう。

端末操作やWebカメラと連動して在席状況が分かりやすくなるものもあり、ニーズに応じてシステムを選びます。システムを利用する場合は、在宅勤務者・出社勤務者ともにその仕組みや使い方を理解しておく必要があります。

また、メールや電話での連絡にしろ、クラウドの活用にしろ、労働時間を正確に把握するためには運用のルールを明確にしておくことが大切です。


情報システムやツールの見直し

在宅勤務の従業員と円滑に業務を進めていくには、コミュニケーションツールやデータ管理システムといった情報システムの利用が不可欠です。何でもいいわけではなく、従業員それぞれが気持ちよくかつ安全に利用できるものである必要があります。

在宅勤務者は、会社や同僚とのコミュニケーションが不足しがちな傾向にあります。場合によっては疎外感が生まれたり、出社勤務者が不公平感を抱いたりしてしまうこともあります。

このようなコミュニケーション不足を解消するには、メールや電話以外に、グループウェアやWeb会議といったコミュニケーションツールも活用していくことが近道になるでしょう。

グループウェアにはメール・BBS機能の他、スケジュール管理やファイル共有など多様な機能が備わっています。そのため、社内でも社外でも同じように情報を共有することが可能になり、コミュニケーションもより簡単になります。

Web会議ではWebカメラを使えば、在宅勤務者も出社勤務者と顔を合わせながらの会議が可能です。これらのツールは様々な種類のものが出ているので、使いやすいと思うものや使いたい機能が備わっているものを選ぶとよいでしょう。

また、セキュリティ対策は万全にしておく必要があります。セキュリティーポリシーの策定や遵守の他、それに合わせた適切なシステムの導入も検討する場合もあるでしょう。

たとえばUSBメモリやパソコンへの機密データ保存は、データ紛失や情報漏洩のおそれがあります。ネットワークを経由して作業するクラウドコンピューティングや、社内データにリモートアクセスする必要のあるシンクライアントパソコンを利用することにより、端末にデータを保存することなく執務にあたることが可能です。

インターネットを利用する場合は、ネットワークの暗号化やウイルス対策といったセキュリティ対策を施すことが必須になってきます。


執務環境は適切かどうか

会社側で労務管理や情報システムを整えていても、実際の執務環境が未整備だと業務が円滑に進まなくなってしまうおそれがあります。

まず、業務に使用するパソコンやインターネット回線のスペックが、利用するシステムに対して適切かどうか確認しましょう。たとえば在宅勤務者の自宅回線を使用する場合、通信速度が遅いとスムーズな作業ができなくなってしまう場合があります。

執務にあたるときに使用する机と椅子、照明や空調設備なども、法律に則った環境に整えましょう。作業しやすい執務環境は業務効率を高めます。

私生活と仕事の心の切り替えがうまくできない場合は、仕事用の部屋やパーテーションで仕切ったスペースを作る、出社するときと同様にスーツに着替えたり休憩時間を決めたりする、といった工夫も必要です。

また、従業員が家族と同居している場合、仕事中に話しかけられたり家事の手伝いを依頼されてしまうということがあります。家にいても仕事をしているということを説明し、家族の協力を得られるようにすることが大切です。会社側から、家族への説明や文書で了解を得るという取り組みをしている企業もあります。

このように、システムの面と合わせて執務環境も見直すことによって、在宅勤務を成功へと導くことができます。


 

 


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