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どうやって申請する?テレワークの交通費

テレワークの頻度によっては実費支給の方がいいことも

会社によって交通費の支給基準は違いますが、給与とともに毎月支払うことが多いでしょう。その場合、バスや電車を利用しているなら通勤定期代、マイカー通勤なら移動距離に応じた金額を支払いますよね。

しかし、テレワークの頻度が週3日以上ともなると、これまで通りの交通費を支給していては高くつくことがあります。これでは、テレワークの長所であるコスト削減にはならないですよね。

その場合は、一時社員に立て替えてもらい、後日請求してもらう実費精算の方が安上がりになるでしょう。その際、公共交通機関を利用しているなら、非効率なルートを選択していないか、過大な請求になっていないかなど、申請をチェックする必要があります。

マイカー通勤の場合は日割り計算や、距離単価から計算して支給するとよいでしょう。



証明書とともに申請書を提出してもらう

交通費の精算を申請してもらう方法の一つに、申請書の提出があります。その場合、申請書だけでいいのか、領収書などを添付する必要があるのかを決めておきましょう。電車を使った場合は、改札を通る前なら窓口で領収書を発行してもらえます。

領収書の発行機能がついている券売機もありますが、宛名欄がないので宛名書きが必要になるなら利用できません。いずれにせよ、どのような形で申請すればいいのか明確に決めて、社員に知らせておきましょう。

領収書を添付してもらうのは、交通費の過大請求を防ぐためです。不正受給の防止に、定期券や回数券、ガソリンスタンドのプリベイトカードなどをその都度支給するのも一つの方法です。

申請書を提出する方法を取った場合、会社に出向く用事がなくても、提出のためだけに行かなければならない状況が発生することもありえます。その時にかかった交通費、申請書の紙代もかかるので、コスト削減にはなりません。

遠方にあるサテライトオフィスからでも申請できる、テレワークに対応したシステムが必要になります。



クラウド型の交通費精算システムを使う

交通費の管理に、クラウド型の交通費精算システムを利用する方法もあります。交通系ICカードを、専用のカードリーダーやスマートフォンにタッチすると、カードの情報を読み取り、精算されるシステムです。

あらかじめ社員の使っているルートを登録しておくと、適切なルートを通っているかを判断し、交通費の過払いを防止できます。自動車の場合は、移動距離を入力すると使った分だけガソリン代が算出される仕組みです。

交通費の精算以外にも、休暇の申請や勤怠管理も同時にできるシステムもあり、手持ちのスマートフォンから出退勤の打刻も可能です。勤怠管理もできるのは心強いですね。

アラート機能を設定しておけば、超過勤務を防ぐことができます。このようなシステムは、場所にとらわれず申請ができるので、テレワークにぴったりの方法といえるでしょう。

経費の精算は締日に集中しがちですが、会社の外からでも申請できるようになれば、多少分散されて経理担当の方の負担も減るでしょう。



効率のいいシステム運用を考えよう

業務を円滑に進めるためには、明確なルールの取り決めと、その周知徹底が必要です。働き方改革が推進されているとはいえ、テレワークはまだ普及率も高くありません。

経営者側としても戸惑う部分は多いでしょう。交通費など日々の経費精算の負担を軽減することで、より一層業務の効率化が期待できます。

そのためにも、社員が気持ちよく働けるよう、社内のシステム運用について見直すことは重要です。クラウド型交通費精算システムなどは、トライアル版もあるので気になったら試してみるのもよいでしょう。

 

 


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