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Web会議を活用して快適なテレワークを

Web会議とは?

Web会議はテレワークを導入する際のコミュニケーションツールの一つであり、インターネットを通じて遠く離れた場所同士の映像及び音声のやり取りを行うことができるシステムです。ほかにも資料の共有や動画配信なども実施できるため、会議で利用する以外にも研修やセミナーなどの目的で利用されることも多いです。

一般的にクラウドサービスを利用したシステムとなっていることから、専用の設備やネットワーク環境の用意、または複雑な設定を必要としない点が特徴となっています。このためインターネット回線に繋がっているパソコンやスマートフォン、タブレットがあれば、場所を選ばずにどこからでも会議を開催または参加をすることができるのです。

似たようなシステムとしてテレビ会議が挙げられますが、専用端末の有無と接続方法が異なります。

テレビ会議の場合は電話のようにサーバーを介さずダイレクトに相手と接続することができるシステムで、導入する場合には専用の端末や設備が必要です。また複数の参加者がいる場合には別途複数の回線を接続する設備が必要になるため、導入する際には時間がかかるだけではなくコストがかかってしまうというデメリットがあります。

それに対してWeb会議の場合は、インターネット回線に繋がっていればどの端末からでも接続することが可能で、インターネット上でログインすることで会議に参加できます。このため複数の参加者がいてもネット上で繋がっていることから別途設備や回線を導入する必要はありませんし、コストもかけずに利用できるシステムとして注目されているのです。



テレワーク成功のカギ!Web会議システムのメリット

・離れた場所同士でのコミュニケーションが円滑に行える

テレワークはオフィスや他の社員と離れて仕事をこなすようになるため、対面で相手とコミュニケーションを取ったり情報共有をしたりする機会が少なくなりがちです。そうなると情報や資料などの必要なものは得られても、コミュニケーションを取る上で重要な相手の表情や心情、状況などを読み取ることができません。

このような状況が続くと社内の情報共有も円滑にできなくなってしまう恐れがあるほか、コミュニケーション不足による意思疎通の問題や業務への支障が出てくる可能性もあります。Web会議システムは対面でコミュニケーションを取ることができ、レスポンスも早いので適切な情報共有や意思疎通が可能となるのです。


・遠方から会議や研修に参加できる

遠方にいる社員が会議や研修に参加しようとすると、どうしても移動時間や交通費などのコストがかかります。また子育てや介護などの理由で自宅でテレワークをしている人の場合は、会議や研修に参加したくてもなかなか参加できないというケースも少なくないです。

そんな時にWeb会議システムを利用すれば、自宅はもちろん遠方にいる状態でもパソコンやスマートフォン、タブレットを介して会議や研修に参加することが可能です。このため会議や研修への参加率を向上させることができるのはもちろん、テレワーク社員への負担軽減を図ることができる点は大きなメリットだと言えます。


・疎外感や孤独感を解消できる

テレワークのデメリットとして挙げられているのが、単独で仕事をするようになるため疎外感や孤独感を感じやすい点です。オフィスで働く時のようにちょっとした会話や何気ない相談ができなくなるのは、想像以上に疎外感や孤独感を生み出しやすくなっています。

Web会議システムは同じ空間を共有しているような臨場感を与えることができるため、疎外感や孤独感などのテレワークのデメリットを払しょくすることができると考えられています。



 

 


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