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テレワークはどうやって導入する?実践事例をご紹介!

テレワーク導入までに必要なステップは?

テレワークを本格的に導入するまでには、大きく分けて3つのステップを踏む必要があります。

具体的には、以下の通りです。


ステップ1、テレワーク導入のためのルール作り、対象者を限定したトライアル実践

ステップ2、トライアル実践の結果を受けて、本導入に向けた制度の見直し

ステップ3、必要な人材及びワークライフバランスを確保し、実際にテレワーク勤務制度をスタート


この3つのステップを経て、テレワークは導入されることになります。


その中でも、ステップ1のルール作り、トライアル実践の作業はとても重要です。

これがうまくいくかどうかで、その後の導入の結果が大きく左右されるからです。

そのため補足として、ステップ1で行うべきこと、その手順をもう少し細かく見ていきましょう。


ステップ1の最初、つまりテレワーク導入作業が始まってすぐに、まずはテレワーク導入の目的を明確化します。

何のためにテレワークを導入するのかをきっちりと決めておくことが、導入の効果を最大限に高めます。


その後、テレワーク導入のためのシステム環境を確認します。

これにはマネジメント運用ルールも含まれているため、確認を怠らないようにしましょう。

確認が完了したら、テレワーク運用においてのルール、規則について確認及び調整をします。

新しいものを導入するときには、それを扱うためのルールをきちんと決めておくのは当たり前ですね。


それが終わったら、いよいよトライアルです。

対象者を限定して試験運用を行い、今後に向けて課題を抽出します。

このようにステップ1には、テレワーク導入において重要な作業がほとんど含まれています。

ここをしっかり行うことが、テレワーク導入においていちばん大切なことになるのです。



どんな状況でも大丈夫?実際の導入事例をご紹介

テレワーク導入は、前項で紹介したような手順に基づいて行います。

といっても、全ての企業が全く同じ状況ではありませんから、導入の方法やその課題も様々です。

この項ではそれぞれの業種において、どのような導入事例があるのかを紹介します。



導入事例1、情報通信業(社員数約150名)


・導入の目的
生産性の向上を図るため、在宅勤務やモバイル勤務を導入することを目的としました。柔軟な働き方によりワークライフバランスが高まり、障害者雇用の幅も広がると考えました。


・主な課題と改善策
課題1、情報収集がしにくい、コミュニケーションを取りにくい状況が発生しました。
対策:タブレット型端末を常時接続することで、社内の状況を把握しやすくすることで対策を行っています。


課題2、ホワイトボードが使えず、業務打ち合わせが出来ない事がありました。
対策:ホワイトボード機能が使えるWEB会議ツールを検討し、代用に充てる形をとりました。


・担当者のコメント
導入を始めた当初には、導入方法や必要性などの情報が不足し、少なからず不安がありました。しかし、実際の導入は予想よりもスムーズに終えられたように思います。
テレワーク導入により遠隔地雇用も視野に入り、より良い人材の確保が出来ると感じています。


導入事例2、卸売・小売業(社員数約400名以上)


・導入の目的
育児期、介護中、病気けが中、また障がい者も働き続けられる環境を整備することで、社員のワークライフバランス向上を図りました。また柔軟な採用、雇用制度により優秀な人材が確保できる仕組みを構築する事も目的としています。


・主な課題と改善策
課題1、使用したモバイルPCの操作性が悪く、不便がありました。
対策:在宅勤務の頻度に応じて、画面の大きさ、キーボード配列、処理性能などを社内と同程度にするようPCスペックを見直しました。


課題2、使用するツールに慣れが必要で、使い方がすぐに分かりづらい状態でした。
対策:設定や利用方法の十分な周知、また利用場面を想定した、便利な使い方のガイドを作成しました。


・担当者のコメント
パソコンを始めとした環境を会社と同程度にすることで、育児や介護等に限定せず誰でも利用できる制度にしていきたいと考えています。
仕事に適した椅子や机、照明など、オフィスに近い環境をどのように用意するのかも、意外に重要な課題だと気づきました。


導入事例3、学術研究、専門・技術サービス業(社員数約100名以下)


・導入の目的
柔軟な働き方によりワークライフバランスを保ち、働き続けられる職場にすることを目的に導入しました。家庭事情や体調不良による離職を減らし、ひいては優秀な人材の確保に繋げることも考えています。


・主な課題と対策
課題1、外部への連絡が難しく、情報伝達に問題がありました。
対策:在宅勤務時に連絡が必要になった場合のフローを整備し、場合によっては他の社員が連絡を取ることも検討しました。


課題2、セキュリティの安全性に問題が見られました。
対策:システムを補強し、運用ルールを厳格化することで対策しています。(PC上にデータを保管せず、常にクラウドにバックアップしておく等)


・担当者のコメント
民間企業と教育機関では、テレワークの導入やコミュニケーション内容において大きな差が見られました。その一方で、移動時間の削除や会議内容の記録化、再現性など、「意思決定及び合意形成の効率化と、質的向上化」について効果をもたらすことが確認出来ています。



企業によって、様々な導入の形がある!

今回紹介した導入事例、導入の方法はごく一部のものです。

日本テレワーク協会のホームページ(http://www.japan-telework.or.jp/intro/example/index.html)では、これらの他にも様々な導入事例が紹介されています。


沢山の導入事例を参考にして、自社に合ったテレワーク導入の方法を探すと良いでしょう。



 

 


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